Aufzugswartung planen: Checkliste für Hausverwalter 2026

Ein Aufzug in einem Mehrfamilienhaus fährt im Durchschnitt über 100.000 Mal pro Jahr. Jede dieser Fahrten ist eine stillschweigende Vereinbarung zwischen Ihnen als Hausverwalter und den Mietern: Sie vertrauen darauf, dass die Fahrt sicher ist. Die Planung der Aufzugswartung ist daher keine lästige Pflicht, sondern die zentrale Säule für Sicherheit, Werterhalt und Zufriedenheit. In einer Zeit, in der die gesetzlichen Vorgaben strenger und die Technologie komplexer werden, reicht es nicht mehr aus, einfach den Wartungsvertrag zu verlängern. Dieser Artikel gibt Ihnen eine umfassende, praxiserprobte Checkliste und Strategien an die Hand, um die Aufzugswartung von 2026 an proaktiv, kosteneffizient und rechtskonform zu planen.

Rechtliche Grundlagen und Sicherheitsvorschriften verstehen

Bevor Sie einen einzigen Wartungstermin planen, müssen Sie das rechtliche Spielfeld kennen. Die Aufzugswartung ist in Deutschland kein Bereich für Experimente, sondern wird durch ein dichtes Netz aus Vorschriften geregelt. Ihre Pflicht als Hausverwalter geht weit über die Beauftragung einer Firma hinaus – Sie tragen die Verantwortung für die Verkehrssicherungspflicht. Ein Verstoß kann nicht nur hohe Bußgelder, sondern im schlimmsten Fall auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Die wichtigsten Gesetze und Richtlinien im Überblick

Die zentrale Rechtsgrundlage ist die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Sie definiert Aufzüge als "überwachungsbedürftige Anlagen" und schreibt eine wiederkehrende Prüfung durch eine zugelassene Überwachungsstelle (ZÜS) vor. Diese Prüfung erfolgt in der Regel alle zwei Jahre und ist unabhängig von der regelmäßigen Wartung. Seit 2026 gilt die überarbeitete DIN EN 81-20/50 als neuer europäischer Standard für Sicherheitsanforderungen, der auch für Bestandsanlagen bei größeren Änderungen relevant wird. Hinzu kommen die Vorgaben der Technischen Regeln für Aufzüge (TRA), die konkrete Details zur Umsetzung regeln.

Haftung und Verantwortung des Hausverwalters

In unserer Erfahrung ist der häufigste Fehler, die Verantwortung vollständig an den Wartungsdienstleister zu delegieren. Sie bleiben in der Pflicht, die ordnungsgemäße Durchführung der Wartung und Prüfungen zu überwachen. Das bedeutet: Sie müssen die Protokolle prüfen, Mängel zeitnah abarbeiten lassen und die Dokumentation für mindestens zehn Jahre aufbewahren. Ein praktisches Beispiel: Bei einem von uns betreuten Objekt stellte der Sachverständige bei der turnusmäßigen Prüfung fest, dass ein Sicherheitsbauteil nicht den aktuellen Normen entsprach. Die Wartungsfirma hatte dies in ihren Berichten nie als dringenden Mangel gekennzeichnet. Weil wir die Protokolle selbst gesichtet und den Mangel dokumentiert hatten, konnten wir die Kosten für den nachträglichen Einbau auf den Dienstleister abwälzen.

• Pflichten-Checkliste:
  • Bestellung einer befähigten Person für die Aufsicht (oft der Hausverwalter selbst mit entsprechender Schulung).
  • Sicherstellung der regelmäßigen Wartung nach Herstellervorgabe (mindestens monatlich).
  • Organisation und Dokumentation der wiederkehrenden Prüfung durch die ZÜS (alle 24 Monate).
  • Lückenlose Aufbewahrung aller Prüf- und Wartungsprotokolle.
  • Umgehende Beseitigung festgestellter Mängel.

Den optimalen Wartungsvertrag auswählen und verhandeln

Der Wartungsvertrag ist das Herzstück Ihrer Planung. Die einfachste Lösung – den Vertrag mit dem bisherigen Anbieter stillschweigend zu verlängern – ist oft die teuerste auf lange Sicht. Der Markt hat sich bis 2026 deutlich diversifiziert: Neben den großen Originalherstellern (OEM) gibt es spezialisierte, unabhängige Dienstleister, die oft kostengünstiger und flexibler agieren. Die Wahl des Partners bestimmt maßgeblich die Zuverlässigkeit Ihrer Anlage und Ihr Budget für die nächsten Jahre.

Vertragsmodelle vergleichen: Vollwartung, Teilwartung oder Pauschale?

Die Entscheidung für ein Modell hängt vom Alter, Zustand und der Nutzungsintensität des Aufzugs ab. In der Praxis beobachten wir, dass für Aufzüge in stark frequentierten Wohngebäuden ab 10 Jahren die Vollwartung (All-Inclusive) die sicherste und häufig auch wirtschaftlichste Variante ist. Sie umfasst alle Serviceeinsätze, Ersatzteile (bis auf Verbrauchsmaterial wie Leuchtmittel) und die Bereitstellung eines Ersatzfahrzeugs bei längerer Stillstandszeit.

Verhandlungshebel und kritische Vertragsklauseln

Nach der Auswahl des Modells kommt es auf die Details an. Verhandeln Sie nicht nur den Preis, sondern vor allem Leistungskennzahlen (SLAs – Service Level Agreements). Eine Klausel, die wir immer durchsetzen, ist eine vertragliche Garantie der maximalen Reaktionszeit im Störfall, zum Beispiel 2 Stunden für eine erste Diagnose und 24 Stunden für die Behebung bei Standardteilen. Fragen Sie nach den Stundensätzen für Arbeiten außerhalb des Vertrags und legen Sie eine jährliche Preisanpassung mit einem Index (z.B. an den Verbraucherpreisindex) fest, um böse Überraschungen zu vermeiden. Lassen Sie sich Referenzobjekte nennen und sprechen Sie – mit Einverständnis – mit anderen Hausverwaltungen über ihre Erfahrungen.

Die umfassende Checkliste für die Wartungsplanung

Diese Checkliste strukturiert den gesamten Prozess der Aufzugswartung – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung. Nutzen Sie sie als lebendes Dokument in Ihrem Gebäudemanagement.

Vorbereitung und Organisation (Quartalsplanung)

• Terminkalender pflegen: Tragen Sie alle festen Termine (monatliche Wartung, jährliche Hauptwartung, zweijährige Prüfung durch ZÜS) in einen digitalen Kalender mit Erinnerungsfunktion ein.
• Dokumenten-Check: Liegen das letzte Wartungsprotokoll, das Prüfzeugnis der ZÜS und der aktuelle Wartungsvertrag griffbereit vor? Sind alle offenen Mängel dokumentiert?
• Mieterkommunikation vorbereiten: Planen Sie den Text für die Hausverwaltungskommunikation (z.B. über die App oder Aushang) mindestens 5 Werktage vor dem Termin. Geben Sie Zeitfenster und voraussichtliche Beeinträchtigungen an.
• Zugang sicherstellen: Klären Sie, wer dem Servicetechniker den Zugang zum Maschinenraum und zur Schachtgrube ermöglicht. Liegt ein Schlüssel bereit?
• Budget prüfen: Sind für das Quartal geplante Sonderleistungen (z.B. Reinigung des Schachts, TÜV-Vorbereitung) im Haushaltsplan berücksichtigt?

Durchführung und Begleitung der Wartung

Die Anwesenheit des Hausmeisters oder Verwalters während der Wartung ist kein Muss, aber ein großer Vorteil. In einem Projekt konnten wir durch eine kurze Besprechung mit dem Techniker vor Ort einen sich anbahnenden Defekt an der Türantriebssteuerung identifizieren, der im nächsten Monat zu einem Totalausfall geführt hätte. Die vorbeugende Reparatur kostete 850 €, der Ausfall mit Notdienst und Mieterentschädigungen wäre auf über 3.500 € gekommen.

• Protokollführung: Lassen Sie sich das Wartungsprotokoll vor Ort zeigen und erklären. Achten Sie auf die Rubrik "Festgestellte Mängel".
• Mängel dokumentieren: Fotografieren Sie offensichtliche Schäden (z.B. abgenutzte Führungsschienen, Öllecken) gemeinsam mit dem Techniker.
• Nachfragen: Fragen Sie konkret nach dem Zustand kritischer Teile: Treibscheibe, Seile, Sicherheitsfangvorrichtung, Steuerung.
• Probefahrt: Machen Sie nach Abschluss gemeinsam eine Probefahrt und testen Sie Notruf, Türsensoren und Stockwerksanzeige.

Nachbereitung und Dokumentation

• Protokoll archivieren: Speichern Sie das unterschriebene Protokoll digital (z.B. in einer Cloud) und heften Sie eine Kopie physisch ab. Notieren Sie das nächste geplante Wartungsdatum.
• Mängelmanagement: Leiten Sie festgestellte Mängel mit einer Frist zur Behebung an die Wartungsfirma weiter. Verfolgen Sie den Fortschritt.
• Kosten kontrollieren: Prüfen Sie die Rechnung der Wartungsfirma auf Übereinstimmung mit dem Vertrag und dem erbrachten Protokoll.
• Mieter informieren: Geben Sie über den üblichen Kanal kurz Bescheid, dass die Wartung abgeschlossen ist und der Aufzug wieder uneingeschränkt verfügbar ist.
• Langfristige Planung aktualisieren: Tragen Sie Beobachtungen zum allgemeinen Zustand in Ihre langfristige Modernisierungsplanung ein. Wurden vermehrt Teile getauscht? Das ist ein Indikator für den beginnenden Verschleiß.

Kommunikation und Dokumentation im Gebäudemanagement

Ein perfekt gewarteter Aufzug nützt wenig, wenn die Mieter uninformiert sind und sich über vermeintlich lange Stillstandszeiten beschweren. Umgekehrt schützt Sie eine lückenlose Dokumentation im Streitfall rechtlich und finanziell. Diese beiden Säulen – Kommunikation und Dokumentation – werden in der Praxis oft sträflich vernachlässigt.

Professionelle Mieterkommunikation vor Wartung und Störung

Transparenz schafft Akzeptanz. Unser erfolgreichstes Modell ist die mehrstufige Information: 1. Quartalsvorschau: Im monatlichen Newsletter oder im Hausapp-Portal werden die geplanten Wartungstermine des nächsten Quartals angekündigt. 2. Konkrete Ankündigung: 7 Tage vor dem Termin erfolgt ein Aushang am schwarzen Brett und/oder eine Push-Nachricht mit genauer Zeitangabe (z.B. "Aufzug 1 am 15.10. von 8:00-12:00 Uhr außer Betrieb"). 3. Erinnerung: Am Vortag erfolgt eine kurze Erinnerung. 4. Abschlussmeldung: Nach der Wartung wird der Abschluss mitgeteilt.

Bei ungeplanten Störungen gilt: Lieber einmal zu oft kommunizieren. Eine erste Meldung ("Wir wissen von der Störung, ein Techniker ist informiert") beruhigt die Gemüter. Nach einer Einschätzung des Technikers folgt eine zweite Meldung mit voraussichtlicher Dauer.

Digitale Dokumentation: Rechtssicher und effizient

Die Papierordner im Keller sind nicht nur unpraktisch, sondern auch ein Risiko. Wir setzen seit 2024 auf eine cloudbasierte Dokumentationslösung speziell für die technische Gebäudeausrüstung. Jeder Aufzug hat einen digitalen Zwilling, in dem alle Protokolle, Prüfzeugnisse, Rechnungen und Fotos von Mängeln hinterlegt sind. Der Vorteil: Im Schadensfall haben Sie von überall sofort Zugriff auf den kompletten historischen Datensatz. Ein weiterer, oft übersehener Aspekt ist die Dokumentation der Mieterbeschwerden zum Aufzug. Zeichnen Sie Datum, Art der Beschwerde (z.B. "Rumpeln im 3. Stock") und Ihre eingeleiteten Maßnahmen auf. Dies kann später belegen, dass Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen sind.

Vom reaktiven zum prädiktiven Ansatz: Modernisierung planen

Die reaktive Wartung ("Repariere, wenn es kaputt ist") ist teuer und störanfällig. Die präventive Wartung ("Tausche nach Zeitplan") ist besser, aber verschwendet oft Lebensdauer. Der Königsweg im modernen Gebäudemanagement ist die prädiktive Instandhaltung (Predictive Maintenance). Sensoren an Motor, Steuerung und Seilen überwachen kontinuierlich Temperatur, Vibrationen und Verschleiß. Algorithmen sagen einen Ausfall voraus, bevor er eintritt. Laut einer Studie des VDMA können dadurch ungeplante Stillstände um bis zu 30% reduziert und die Gesamtwartungskosten um 15-20% gesenkt werden.

Wann lohnt sich der Einstieg in IoT und Predictive Maintenance?

Nicht für jede Anlage ist die Nachrüstung sinnvoll. Als Faustregel gilt: Die Investition rechnet sich, wenn die jährlichen Wartungs- und Reparaturkosten (ohne Grundgebühr) regelmäßig über 2.500 € liegen oder wenn der Aufzug für die Vermietbarkeit der Immobilie (z.B. im Premiumsegment) entscheidend ist. Ein konkretes Rechenbeispiel aus unserer Praxis: Für einen Aufzug von 1998 mit häufigen Störungen der Relaissteuerung kostete die Nachrüstung eines IoT-Moduls mit Fernüberwachung 4.800 €. Im ersten Jahr danach konnten zwei ungeplante, jeweils mehrtägige Ausfälle verhindert werden, was Mieterrabatte und Notdienstkosten in Höhe von geschätzt 3.200 € einsparte. Die Amortisation erfolgte in unter 18 Monaten.

Die schrittweise Modernisierungs-Roadmap

Ein Komplettaustausch eines Aufzugs kostet leicht 80.000 bis 150.000 €. Eine geplante, schrittweise Modernisierung verteilt diese Kosten über Jahre und erhält gleichzeitig den Wert der Anlage. So könnte eine 10-Jahres-Planung aussehen:

1. Jahr 1-2 (Sofortmaßnahmen): Einführung digitaler Dokumentation, Verhandlung eines verbesserten Wartungsvertrags mit klaren SLAs.
2. Jahr 3-4 (Sicherheit & Komfort): Nachrüstung der Türlichtschranken auf neuesten Standard, Austausch der Beleuchtung auf LED, eventuell IoT-Sensoren zur Zustandsüberwachung.
3. Jahr 5-7 (Kernkomponenten): Modernisierung der Steuerung (Frequenzumrichter für Energieeffizienz), Erneuerung der Rufsteuerung im Fahrkorb.
4. Jahr 8-10 (Schlussmodernisierung): Austausch des Türantriebs, Erneuerung der Kabinenverkleidung und des Bodenbelags.

Diese Planung ermöglicht es, die Kosten im laufenden Instandhaltungsbudget unterzubringen und mit der Eigentümerversammlung transparent zu kommunizieren.

Ihr strategischer Fahrplan für sichere Aufzüge

Die Planung der Aufzugswartung ist kein isolierter Verwaltungsakt, sondern ein kontinuierlicher strategischer Prozess, der Sicherheit, Wirtschaftlichkeit und Mieterzufriedenheit miteinander verbindet. Sie haben gesehen, dass es dabei auf ein solides rechtliches Fundament, einen klug verhandelten Vertrag, eine akribische Checkliste, transparente Kommunikation und eine vorausschauende Modernisierungsstrategie ankommt. Der größte Hebel liegt in der Abkehr vom reaktiven "Feuerwehrmodus" hin zu einer datengestützten, prädiktiven Instandhaltung. Die Technologie von 2026 macht dies für immer mehr Anlagen zugänglich und wirtschaftlich.

Ihre nächste konkrete Handlung sollte sein: Nehmen Sie sich in den nächsten fünf Werktagen Zeit, den aktuellen Wartungsvertrag und die letzten drei Wartungsprotokolle Ihres wichtigsten Aufzugs kritisch durchzusehen. Prüfen Sie anhand der Checkliste, wo Lücken in der Dokumentation oder Planung bestehen. Setzen Sie dann ein Gespräch mit Ihrem Wartungsdienstleister an, nicht um zu meckern, sondern um die Partnerschaft auf die nächste Stufe zu heben – hin zu mehr Transparenz, vorausschauender Planung und gemeinsam definierten Zielen für Verfügbarkeit und Sicherheit. Ein professionell gewarteter und geplanter Aufzug ist kein Kostenfaktor, sondern ein wertvilles Asset für Ihre Immobilie und ein starkes Zeichen für Ihre Kompetenz als Hausverwalter.